Para assinar um PDF em Portugal, use a aplicação Autenticação.gov com o Cartão de Cidadão ou a Chave Móvel Digital (CMD) quando precisa de uma assinatura digital certificada; para uma assinatura visual simples, pode usar o Adobe Acrobat Reader. A primeira opção identifica o signatário e protege a integridade do documento, enquanto a segunda apenas coloca uma assinatura no ficheiro. Antes de enviar o PDF, abra-o novamente e confirme que a assinatura aparece como válida.
Escolha o método certo
A escolha depende do que o destinatário pediu. Se recebeu instruções para apresentar uma assinatura digital qualificada, ou se o documento tem consequências legais, prefira o Cartão de Cidadão ou a CMD através dos serviços oficiais. A página Assinatura digital do Autenticação.gov explica que o Estado português garante a certificação de assinaturas feitas com Cartão de Cidadão ou CMD e que a assinatura digital tem a mesma validade legal que uma assinatura manuscrita.
Se apenas precisa de preencher um formulário, rubricar uma autorização informal ou devolver um documento sem exigência de certificado, o Acrobat Reader permite escrever, desenhar ou inserir uma imagem da assinatura. Este método é mais rápido, mas não deve ser apresentado como equivalente a uma assinatura digital certificada.
| Método | O que precisa | Quando usar |
|---|---|---|
| CMD | CMD ativa e PIN de assinatura | Documentos que exigem identidade certificada |
| Cartão de Cidadão | Cartão, assinatura ativa, leitor e PIN | Assinatura digital com o cartão |
| Acrobat Reader | Aplicação e assinatura criada | Formulários e documentos sem certificado obrigatório |
Prepare a assinatura digital
Antes de começar, guarde uma cópia do PDF original com outro nome. Assim pode voltar ao ficheiro sem assinatura se precisar de corrigir uma página ou substituir um anexo. Confirme também que o documento está completo, que todas as páginas são legíveis e que o nome do signatário corresponde à pessoa que vai assinar.
Para assinar com a CMD, precisa de ter a Chave Móvel Digital ativa, a assinatura digital da CMD ativa e o respetivo PIN de assinatura. O PIN usado para assinar pode ser diferente do PIN usado para autenticar-se. Para utilizar o Cartão de Cidadão, precisa de ter a assinatura digital do cartão ativa, um leitor de cartões smartcard e o PIN de assinatura.
Se a assinatura da CMD ainda não estiver ativa, aceda à área reservada do Autenticação.gov e conclua a ativação antes de abrir o programa de assinatura. Não partilhe o PIN por email nem o introduza em páginas que não pertençam ao serviço que está a utilizar.
Assine com Autenticação.gov
- Instale e abra a aplicação Autenticação.gov para computador ou utilize a opção de assinatura compatível com CMD.
- Escolha a função para assinar um documento e selecione o PDF original.
- Indique se vai utilizar a CMD ou o Cartão de Cidadão.
- Com CMD, confirme a operação no telemóvel ou no método solicitado e introduza o PIN de assinatura. Com o cartão, ligue o leitor, introduza o cartão e indique o PIN quando for pedido.
- Escolha a posição da assinatura no PDF, se a aplicação apresentar essa opção, e confirme o processo.
- Guarde o resultado com um nome diferente, por exemplo “contrato-assinado.pdf”.
Quando a aplicação permitir acrescentar dados adicionais, pode incluir o motivo e o local da assinatura. Para registar a data e a hora no momento da assinatura, ative o selo temporal na aplicação Autenticação.gov para computador. Guarde o PDF assinado sem o reabrir num editor que possa remover ou invalidar a assinatura.
Verifique antes de enviar
Abra o PDF assinado num leitor que reconheça certificados digitais e procure o painel ou aviso de assinaturas. A validação deve indicar quem assinou, se o certificado é confiável e se o documento não foi alterado depois da assinatura. Alguns leitores de PDF podem não reconhecer a assinatura, pelo que uma mensagem de aviso isolada não prova, por si só, que o processo falhou. Tente outro leitor compatível e compare o ficheiro com a cópia original.
Se a sua necessidade for apenas uma assinatura desenhada no Acrobat Reader, consulte o guia oficial Sign PDFs da Adobe. Abra o ficheiro, escolha “Sign” ou “Fill & Sign”, crie a assinatura por texto, desenho ou imagem e clique no local correspondente. Depois, guarde uma cópia nova e confirme visualmente que a assinatura ficou na página certa.
- O nome e a data estão corretos.
- A assinatura não cobre texto, valores ou campos obrigatórios.
- O número de páginas é igual ao do documento original.
- O leitor mostra o PDF como não alterado depois da assinatura.
- O destinatário aceita o método escolhido.
- O ficheiro enviado é o PDF assinado, não a cópia original.
Se encontrar um erro, não edite o PDF já assinado. Volte à cópia original, corrija o conteúdo e repita o processo. Se o documento tiver vários signatários, cada pessoa deve assinar a versão correta e verificar se a nova assinatura preservou as anteriores.