Para comprimir um PDF, guarde uma cópia do original, exporte uma versão mais pequena e confira o resultado antes de o enviar. O ficheiro só está pronto quando cumpre o limite de tamanho e continua legível. Um PDF pequeno com páginas desfocadas não resolve a tarefa.
Antes de começar: qual é o limite e o que precisa de preservar?
Anote o limite do destino, o tamanho atual e os elementos importantes: texto pequeno, fotografias, tabelas, códigos e formulários. Se o documento estiver assinado digitalmente, preserve o original assinado. Não assuma que exportar ou recomprimir conserva a validade da assinatura; siga as instruções da entidade que recebe o documento.
Crie uma pasta com o original e as versões de trabalho. Use nomes como documento-original.pdf e documento-comprimido-v1.pdf. Assim consegue voltar atrás e evita substituir a única cópia boa.
No Mac: exportar uma cópia na Pré-visualização
- Abra o PDF na aplicação Pré-visualização.
- Escolha Ficheiro → Exportar.
- No filtro Quartz, escolha a opção de reduzir o tamanho do ficheiro.
- Guarde com um nome diferente do original.
- Abra a cópia e compare as páginas com o original.
A documentação oficial da Apple avisa que a compressão pode reduzir a qualidade. As opções disponíveis também podem variar. Se o resultado perder detalhe importante, volte ao original e experimente outra configuração ou exporte novamente a partir do documento que deu origem ao PDF.
No Windows ou noutro sistema: começar pelo documento de origem
Se criou o PDF a partir de um documento ou de um scanner, procure primeiro as opções de exportação dessa aplicação. Ajustar imagens no ficheiro de origem pode dar mais controlo do que recomprimir uma cópia já muito degradada. Os nomes das opções variam; confirme a ajuda da aplicação que está realmente a usar.
Quando escolher uma ferramenta de compressão, verifique se trabalha no computador ou se envia o documento para um serviço externo. Para um ficheiro com dados pessoais ou informação de trabalho, use uma ferramenta autorizada para esses dados e confirme as condições de retenção. Não faça várias tentativas em sites desconhecidos apenas porque o primeiro resultado continuou demasiado grande.
Uma tabela para conferir o resultado
Os números seguintes são um exemplo fictício para preencher a sua própria comparação. Não são resultados de um teste de ferramentas.
| Versão | Tamanho ilustrativo | Conferência | Decisão |
|---|---|---|---|
| Original | 8 MB | Texto e imagens legíveis | Guardar como referência |
| Tentativa A | 1,8 MB | Texto pequeno desfocado | Rejeitar |
| Tentativa B | 3 MB | Páginas conferidas, limite do destino 5 MB | Pronta para verificar no destino |
Checklist de legibilidade
- O número e a ordem das páginas são iguais?
- As letras pequenas continuam legíveis numa ampliação confortável?
- As tabelas, carimbos e códigos necessários continuam completos?
- O texto que era pesquisável continua a poder ser procurado?
- Links e campos que precisa de usar continuam a funcionar?
- O tamanho indicado pelo ficheiro cumpre o limite do formulário?
Abra o ficheiro efetivamente enviado, quando o destino permitir essa conferência. Não conclua que o envio funcionou apenas porque selecionou o anexo. Se a qualidade necessária não couber no limite, procure as alternativas oficiais do destino em vez de eliminar páginas importantes.
Para outro passo frequente, consulte o guia de assinatura de PDF. Compressão e assinatura são tarefas diferentes: escolha a ordem conforme os requisitos de quem vai receber o documento.